Führendes US-amerikanisches Konsumgüterunternehmen + Alevate AR
Zahlungseingangsverarbeitung in Stunden statt Wochen mit KI-Automatisierung in der Cloud.
Die Herausforderungen
Die Herausforderungen
Ein führendes US-amerikanisches Konsumgüterunternehmen bearbeitete seinen Debitorenprozess vor der Einführung von Alevate AR – Cash Application in einem hochmanuellen, mehrstufigen Workflow. Die Bearbeitung eines einzelnen Zahlungsavis von großen Einzelhandelskunden konnte 3 bis 4 Tage dauern. Die Teams mussten die dafür benötigen Daten aus verschiedenen Kundenportalen herunterladen, Einzelposten separat abgleichen und schließlich die Abzugskodierung manuell vornehmen.
Der Prozess war nicht nur langsam, sondern auch äußerst fehleranfällig. Manche Fälle bedurften oft mehrerer Nachbearbeitungen über verschiedene Teams hinweg, um Abweichungen zu klären und Zahlungen zu korrigieren. All dies führt zu starken Verzögerungen in der Zahlungseingangsverarbeitung (auch „Cash Application“), vielen nicht zu geordneten Zahlungen sowie hohen Zeitaufwendungen mehrerer Teams für repetitive Aufgaben im Datenmanagement.
Mit der Expansion der Geschäftsaktivitäten wurde schnell deutlich, dass das bisherige Vorgehen nicht mehr tragbar war. Dem Team fehlte die notwendige Transparenz und Kontrolle, um Zahlungen schnell und korrekt zuzuordnen, das Zahlungsverhalten von Kunden besser zu verstehen und mehr Einsichten in Verzögerungen und Rückbuchungen innerhalb ihres komplexen Kundenstamms zu gewinnen.
Die Lösung
Die Lösung
Das Unternehmen beschloss, seine Zahlungseingangsverarbeitung durch fortschrittliche Automatisierungsprinzipien zu modernisieren, um den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren, Verspätungen vorzubeugen und Zahlungseingänge transparenter zu gestalten.
Sie suchten daher nach einer Softwarelösung, die den ständigen Austausch zwischen dem Empfang, Versand und der Korrektur von Avisbelegen vereinfachen würde. Dabei standen zudem strenge Sicherheits- und Kostenanforderungen im Vordergrund. Und schließlich sollte die gesuchte Lösung in der Lage sein, sich nahtlos in eine Vielzahl von Kundenportalen zu integrieren sowie die Sicherheitsstandards von Partnerunternehmen zu erfüllen, ohne bestehende Kernprozesse zu stören.
Das Unternehmen entschied sich für Alevate AR – Cash Application, da es Avisinformationen intelligent analysiert und Abgleichprozesse im großen Umfang automatisiert. Alevate AR – Cash Application passt sich dem Zahlungsverhalten von Kunden an, lässt sich in wichtige Einzelhandelspartner und bestehende IT-Systeme integrieren und optimiert so die Kosteneffizienz des gesamten Workflows. Außerdem unterstützt es das kontinuierliche Wachstum in verschiedenen Märkten und Vertriebskanälen durch die einfache Skalierbarkeit in der Cloud.
Dadurch bewältigte das Team nicht nur aktuelle operative Herausforderungen, sondern profitierte auch vom langfristigen Nutzen einer cloudbasierten Lösung.
Die Ergebnisse
Die Ergebnisse
Die Einführung von Alevate AR hat eine klare und messbare Transformation der Debitorenworkflows bewirkt. Die Auflösung von Rückständen in der Avisvbearbeitung, die zuvor Wochen gedauert und mehrere Bearbeitungsschritte durch verschiedene Teams erfordert hätte, konnte nun innerhalb weniger Stunden vollzogen werden.
Die verbesserte Transparenz und standardisierten Workflows haben die Arbeitsweise des Teams nachhaltig verändert. Der Abgleich von Abzugstypen, der zuvor mit hohem Arbeitsaufwand verbunden war, erfolgt nun weitgehend automatisiert. Fehler werden hierdurch signifikant reduziert, während die Abstimmungsprozesse sämtlicher Transaktionen deutlich beschleunigt wurden.
Mit nur einem Klick zur Buchung und weniger Übergaben gestaltet sich der Prozess des Zahlungsabgleichs nun schneller, reibungsloser und deutlich transparenter. Finanzteams haben endlich Zugriff auf Echtzeitdaten zu Cashflows und Trends, wodurch eine informierte Entscheidungsfindung und eine erhöhte Kontrolle des Working Capitals möglich wird.
Kundenreferenz
„Es ist benutzerfreundlich, schnell und alles, was man braucht, befindet sich in einer einzigen Anwendung.“
