Le renforcement des entreprises modernes par l’automatisation financière

« Pourquoi devrais-je automatiser mes opérations financières » ? Voilà une question qui se pose d’elle-même, en particulier à l’ère de l’IA.  

Les procédures comptables manuelles sont connues pour leur inefficacité et leur nature chronophage. Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour des tâches financières essentielles comme les comptes fournisseurs et les comptes clients, des activités qui devraient prendre quelques minutes ou secondes finissent par prendre des heures, voire des jours. De plus, chaque étape du processus manuel est sujette à des erreurs humaines, ce qui peut entraîner des dépenses supplémentaires, des retards et des frustrations. 

Avec la difficulté d’attirer et de fidéliser les talents (qui a atteint son niveau le plus élevé en 30 ans), la pression réglementaire croissante sur votre fonction financière et l’incertitude fiscale persistante associée à notre récent retour à des taux d’intérêt plus élevés, il n’a jamais été aussi important d’assurer la visibilité de vos processus pour optimiser votre fonds de roulement, réduire le DSO (délais de paiement des fournisseurs), étendre le DPO (délais de paiement de l’entreprise) et améliorer votre contrôle financier. 

C’est là que l’automatisation financière et les solutions qui s’y rapportent entrent en jeu. 

Qu’est-ce que l’automatisation financière ? 

Comme son nom l’indique, l’automatisation financière utilise la technologie pour assurer l’exécution automatique des tâches financières effectuées manuellement par vos équipes.  

L’automatisation s’applique notamment aux tâches suivantes : 

• Rapprochement des comptes
• Entrées générales 
• Préparation des états financiers 

Et d’autres tâches encore plus complexes, comme la budgétisation, la prévision et la création de rapports. 

La gestion de l’automatisation financière se fait de plus en plus par des solutions basées sur l’IA, qui intègrent des flux de travail intelligents ouvrant la voie à une nouvelle ère de finance autonome : un état de gestion autonome de la plupart des tâches quotidiennes, avec une supervision et une approbation humaines. 

Les outils et solutions d’automatisation financière permettent de gérer facilement la pression croissante dans votre service, et ce de manière bien plus exhaustive que dans toute autre fonction commerciale.  

Accenture estime par exemple que jusqu’à 80 % des opérations financières pourraient faire l’objet d’une automatisation.  

Et comme les employés du service financier consacrent 60 à 75 % de leur temps à des tâches routinières qu’il est possible d’exécuter plus rapidement, avec moins d’erreurs et avec beaucoup moins de risque d’épuisement du personnel, la solution paraît évidente.  

Mais malgré cela, 49 % des entreprises n’ont toujours pas automatisé leurs processus financiers. Ainsi, elles passent à côté d’un monde d’innovation et d’opportunités. 

Pourquoi les entreprises tardent-elles à adopter des outils d’automatisation financière ? 

Les responsables financiers et leurs équipes ont naturellement tendance à se montrer beaucoup plus prudents que les autres secteurs d’activité. L’automatisation des processus financiers reste relativement faible par rapport aux autres fonctions opérationnelles de l’entreprise. 

Cela dit, grâce aux changements majeurs survenus au cours des dernières années (transition vers des structures de travail à distance et hybrides, essor des plateformes ERP basées sur le cloud et disponibilité généralisée de logiciels d’automatisation alimentés par l’IA), différentes équipes financières ont commencé à adopter l’automatisation et ses outils, avec des taux variables de rapidité et de succès. 

En particulier, les équipes chargées des comptes fournisseurs se sont montrées les plus enthousiastes à l’égard de la technologie d’automatisation ces dernières années, en raison de leur dépendance à des processus très manuels. Les équipes d’application de trésorerie ont également fait d’énormes progrès dans le domaine des comptes clients, bien que les équipes de gestion du crédit, des risques et des recouvrements aient mis plus de temps à adopter l’automatisation, même avec l’adoption rapide de solutions d’automatisation alimentées par l’IA. 

5 principaux avantages des solutions d’automatisation financière 

Voici 5 de nos avantages préférés que peuvent apporter les outils d’automatisation financière sur votre entreprise et sa capacité à maintenir une agilité stratégique face à un marché en rapide évolution. 

1. Gain de temps pour tous et amélioration de l’expérience utilisateur pour les clients comme pour les employés

Un écosystème financier non automatisé (qu’il s’agisse de processus « procure-to-pay » ou « order-to-cash ») est confronté à des défis de cloisonnement, de processus manuels et de données fragmentées. 

Les logiciels d’automatisation financière peuvent aider à résoudre ces difficultés par la mise en place d’un écosystème intégré pour chaque étape du flux de travail financier. De plus, ils améliorent considérablement la « qualité de vie » de vos équipes, car ils facilitent la récupération des données et le reporting, tout en éliminant une grande partie du travail fastidieux qui accompagne souvent les tâches liées aux opérations financières.  

Grâce à l’automatisation robotisée des processus financiers, vous pouvez améliorer l’expérience utilisateur pour vos équipes, vos clients et vos fournisseurs. Ainsi, vous améliorez les relations, facilitez les processus de réception / paiement, et renforcez la rétention de votre personnel grâce à un meilleur engagement. 

Le résultat ? Des avantages tangibles évidents, que tout directeur financier appréciera. Si nous devions citer le plus important de tous, ce serait sûrement la précision et la rapidité des cycles de clôture. De nombreux clients de Serrala ont pu réduire leur processus de clôture de fin de mois, qui prenait des semaines, à seulement quelques jours. 

2. Réduction des erreurs inévitables dans les processus manuels

Les tâches transactionnelles répétitives, qui forment une grande partie des opérations financières, conduisent inévitablement à des erreurs, car même les personnes les plus compétentes ne sont pas parfaites. Et ce potentiel d’erreurs s’aggrave encore plus si vous tenez compte du risque de saisie de données en double ou erronées que génèrent les systèmes à plusieurs silos. 

Dans ce domaine, l’automatisation alimentée par l’IA et les principes d’apprentissage automatique présente un énorme avantage : comme les humains, la machine peut apprendre les étapes et les approches correctes pour des tâches de traitement simples, mais contrairement aux humains, elle ne se fatigue jamais et ne commet jamais d’erreurs inattendues. Ainsi, vous profitez d’un plus grand degré de confiance dans vos fondamentaux, et vous donnez à vos équipes la possibilité de poursuivre un travail stratégique de plus grande valeur ajoutée, afin d’aider votre service financier et son directeur à devenir de véritables conseillers de confiance pour l’organisation. 

3. Meilleure visibilité et qualité des données

La plupart des services financiers reposent sur des montagnes de données auxquelles ils ont un mal fou à accéder, et encore plus à exploiter efficacement. Puisqu’un grand nombre de vos processus dépendent encore de multiples feuilles de calcul gérées par différentes équipes, de bases de données à gestion manuelle et d’un écosystème disjoint de solutions logicielles, vos données sont souvent difficiles d’accès, peu fiables et obsolètes au moment où vous les récupérez. Ainsi, vos processus de reporting sont aussi longs que peu fiables. 

Les solutions automatisées vous permettent de créer une « source unique de vérité » pour toutes les données de votre service financier. Ainsi, vous pouvez rechercher instantanément et à un niveau de granularité élevé toutes les informations requises, tout en accélérant considérablement votre cycle de reporting, ce qui vous permet de générer des prévisions stratégiques, de produire des rapports de clôture de fin de mois et de traiter vos engagements réglementaires en matière de reporting en seulement quelques minutes ou quelques heures plutôt qu’en plusieurs jours ou semaines. 

4. Simplification de la conformité réglementaire

Les régimes de conformité deviennent de plus en plus stricts et complexes à mesure que les gouvernements du monde entier adoptent de nouvelles réglementations pour combler les lacunes fiscales et améliorer les audits. Sans solutions automatisées, la charge de travail et la gestion de la conformité financière ne cesseront de grimper en flèche. Selon LexisNexis, elles coûtent déjà plus de 200 milliards de dollars chaque année dans le monde. 

Non seulement les logiciels d’automatisation financière permettent de rationaliser les processus, mais ils garantissent également une plus grande précision et conformité.  Comme la plupart des produits d’automatisation sont désormais proposés via le cloud, vous pouvez les utiliser sur une base de mise à jour automatique afin de vous assurer de toujours rester en conformité sans devoir investir des centaines d’heures de travail par an. 

5. Dynamisation de la prise de décision et de la vitesse de décision, et approche plus stratégique de la finance

Grâce à un accès à des données en temps quasi réel à partir d’une source de vérité unique intégrée, vos équipes ont la capacité d’opérer une activité plus stratégique, avec plus de confiance sur les données analysées. Cela permet également un plus haut niveau de sophistication en matière d’analyse, ce qui fournira à vos chefs commerciaux une image actualisée de la situation financière et de la santé de votre entreprise, et leur permettra de prendre des décisions stratégiques plus rapidement et avec un degré de certitude plus élevé. Tous ces éléments peuvent contribuer à faire du service financier un partenaire commercial plus apprécié et de confiance pour le conseil d’administration et le reste de l’organisation. 

Quelles parties de vos opérations financières pouvez-vous automatiser ? 

Pour faire simple, vous devez automatiser toutes les tâches financières qui ne nécessitent pas un esprit humain pour gérer les exceptions ou situations nouvelles. Mais voici quelques exemples d’étapes du processus que nous avons aidé à automatiser avec succès à des taux de 90 % ou plus, avec des résultats étonnants pour nos clients : 

Processus « order-to-cash » : l’automatisation peut transformer les demandes, les acceptations et l’application de paiements de votre entreprise. Les clients de Serrala ont pu se libérer de leurs processus manuels et chronophages, automatiser l’ensemble de leur cycle de comptes clients, de la conclusion de la gestion du crédit à l’application de trésorerie, puis la facture, le tout grâce à la puissance de l’IA. 

En tirant parti des processus de présentation et de paiement électroniques des factures (EIPP), vous pouvez éliminer les procédures sur papier et augmenter considérablement la vitesse et l’efficacité de votre cycle de comptabilité clients. Vous assurez ainsi la validation des avis de paiement, l’élaboration d’un calendrier précis de recouvrement et l’identification rapide des problèmes à résoudre. 

Processus « procure-to-pay » : pour la plupart des organisations, les solutions alimentées par l’IA peuvent automatiser le traitement direct des factures pour une grande partie des demandes de paiement sortant,notamment la gestion de l’approbation automatique et l’acheminement des factures problématiques pour le traitement des exceptions, si elles nécessitent une saisie supplémentaire ou semblent frauduleuses. Il en résulte une plus grande capacité d’utilisation intelligente et stratégique des conditions de paiement pour la saisie des réductions, la baisse des délais de paiement et le renforcement des relations avec les fournisseurs. 

Processus de trésorerie et visibilité des liquidités : l’adoption de solutions automatisées peut unifier l’ensemble de votre patrimoine bancaire, afin de gérer chaque compte détenu par votre entreprise à partir d’une plateforme unique. Ainsi, vous améliorez votre capacité d’optimisation des frais, vous vous assurez de la bonne mise à jour de tous les mandats et instructions, et vous simplifiez radicalement le reporting et la conformité réglementaires.
La visibilité des liquidités revêt une importance particulière pour les trésoriers et gestionnaires de trésorerie, car elle offre les fondamentaux nécessaires à une prise de décisions stratégiques en matière de financement, de couverture de change et d’investissement. Il est également essentiel de prévoir précisément les flux de trésorerie, mais aussi de gérer efficacement la trésorerie et les expositions aux risques, afin de garantir la solvabilité financière de l’organisation au quotidien. 

Solutions basées sur l’IA pour l’automatisation financière 

La meilleure approche d’implémentation de l’IA intègre ses différentes capacités dans les processus où elles sont capables d’apporter le plus de valeur, afin de relever vos défis financiers complexes par les outils adéquats. En d’autres termes, il s’agit de déployer des technologies plus complexes et plus coûteuses uniquement lorsque c’est nécessaire, mais cela implique également plusieurs points de défaillance.  

Dans l’automatisation financière, cinq grands types d’IA constituent la pierre angulaire de l’automatisation des flux de travail. Le summum de l’automatisation financière : les opérations financières « autonomes », permettant d’assurer la gestion de la plupart des tâches courantes d’une équipe financière par des systèmes automatisés, dépend de la combinaison de ces capacités tout au long de votre cycle de fonds de roulement, afin d’éliminer les points de tension causés par les processus manuels, mais aussi la mauvaise visibilité et qualité des données. 

Les voici : 

RPA : l’automatisation des processus robotiques est de loin le type d’« IA » le plus répandu dans les entreprises de nos jours. Elle permet de créer un ensemble de règles pour trier les tâches et les données en fonction de leurs caractéristiques. Pour la majorité d’entre nous, son application la plus courante est celle des centres d’appels.  

Dans l’O2C, son rôle le plus important est l’automatisation des flux de travail (génération et envoi de factures et de rappels, acheminement des requêtes des clients, marquage et remontée des tâches pour le traitement des exceptions et vérification humaine). Dans le P2P, il s’agit d’un allié puissant pour la saisie des données des factures, les flux de travail de mise en correspondance (en particulier avec les sources hors BDC) et la conformité.  

Apprentissage machine : à son niveau le plus élémentaire, l’apprentissage machine offre une méthode algorithmique de traitement des données qui se met à jour au fur et à mesure qu’elle est exposée à de nouvelles données.  

Le ML permet à vos systèmes d’« apprendre » de vos défaillances ou pannes de processus, et de les repérer avant qu’elles ne se produisent, pour une intervention précoce dans les cas qui requièrent une attention particulière (lettrage automatique, gestion du risque de crédit, recouvrement).  

Dans le domaine de la comptabilité fournisseurs et des paiements, c’est un allié de plus en plus important pour les flux de travail de mise en correspondance à trois voies, la capture de données de factures aux divers formats ainsi que la gestion des fraudes et des risques. Il permet également d’aider les équipes à repérer les demandes d’approbation frauduleuses ou erronées avant qu’elles ne nuisent à l’entreprise. 

Analyse prédictive : il s’agit de l’application de l’apprentissage machine à la prédiction d’événements futurs, sur la base de vos données actuelles et historiques. Nos clients l’utilisent déjà dans l’O2C afin de prévoir les dates probables de paiement (voire de défaut de paiement) des clients, pour assurer une gestion proactive de leurs flux de travail, du lettrage automatique aux relances. Pour les flux de travail des comptes fournisseurs et des paiements, l’analyse prédictive est particulièrement utile pour le reporting et les tableaux de bord, mais aussi pour la mise en correspondance des factures avec les bons de commande et les documents d’autorisation hors BDC, ainsi que pour les tâches de conformité et d’automatisation des paiements. 

Analyse prescriptive : si vous êtes déjà en mesure de faire des prédictions, la prochaine étape logique réside dans la suggestion de plans d’action potentiels sur la base de ces prédictions. Dans l’O2C, nombre de nos clients utilisent avec succès l’analyse prescriptive afin de créer des flux de travail plus flexibles pour leurs équipes, ce qui leur permet d’établir des exceptions et modifications plus nuancées aux politiques de l’entreprise, qui améliorent les relations avec les clients et les banques tout en optimisant le fonds de roulement et le flux de trésorerie.  

À l’heure actuelle, les applications de P2P pour l’analyse prescriptive sont plus limitées, mais elles aident à améliorer les flux de travail de reporting et d’analyse grâce à la suggestion d’actions d’amélioration continue. 

IA générative : la « star » actuelle des applications de l’IA. L’IA générative utilise des modèles statistiques complexes pour effectuer des tâches de transformation des données en fonction d’invites en langage naturel.  

Plus que toute autre technologie d’IA, celle-ci a toutes les chances de devenir une « appli à tout faire », capable d’accomplir toutes les tâches que vous lui demandez. Toutefois, cette idée conduit souvent à des déceptions lorsque le manque d’apprentissage spécifique sur vos ensembles de données uniques donne des résultats médiocres. 

Malgré tout, cet outil dispose également de la plus grande marge de manœuvre possible en termes d’évolutivité et d’expansion. En la connectant aux bons ensembles de données, les équipes O2C peuvent utiliser l’IA générative pour une recherche croisée instantanée des données, la création des rapports complexes sur mesure en seulement quelques minutes, et la découverte d’informations essentielles qui auraient autrement occupé pendant des semaines vos comptables judiciaires les plus compétents.  

Dans le P2P, vous pouvez l’associer à des solutions d’analyse de texte IA et à des solutions de vision par ordinateur pour automatiser à 100 % la capture automatique des détails de vos factures. 

C’est ce que l’on appelle l’« IA agentique ». Un « agent » IA n’est qu’une instance d’IA générative spécialement déployée pour effectuer des tâches d’analyse spécifiques pour le compte d’une équipe afin de leur présenter des informations prêtes à utiliser. L’approche d’IA de Serrala intègre ces capacités agentiques dans l’ensemble de la plateforme. 

Que devez-vous rechercher chez un fournisseur de plateforme d’automatisation financière ? 

Choisir la bonne plateforme d’automatisation financière n’est pas une tâche facile. Il vous faudra évaluer les fournisseurs potentiels sur la base de plusieurs indicateurs, notamment : 

1. La couverture des processus : de nombreux fournisseurs d’automatisation sont des fournisseurs « pureplay » pour un flux de travail spécifique. Ce sont des spécialistes des comptes clients, des comptes fournisseurs, du traitement des dépenses, des processus de clôture de fin de mois, etc. En fonction de la taille et de la configuration de votre organisation, cette solution pourrait convenir à vos besoins actuels, mais vous devriez également envisager vos besoins futurs. 
2. L’évolutivité :cet aspect reste le principal besoin et obstacle pour les équipes financières qui cherchent à obtenir des résultats commerciaux et à créer une base solide pour la croissance et l’investissement de l’entreprise. Votre plateforme d’automatisation financière devra être évolutive pour pouvoir répondre à l’évolution de vos besoins en fonction de la croissance et de l’autonomisation de votre entreprise, de vos données et de vos processus. 
3. La capacité d’intégration :vos solutions d’automatisation financière seront aussi performantes que les données qu’elles utilisent. Et sans une possibilité d’intégration à votre plateforme ERP ou à d’autres systèmes financiers de référence, elles ne vous seront pas très utiles. Cet aspect revêtira une importance particulière pour les organisations qui souhaitent changer de système dans le cadre de leurs stratégies globales de transformation. Vous aurez besoin de choisir des systèmes et structures de données capables d’interagir entre eux.  
4. L’expertise de mise en œuvre :l’automatisation financière n’est pas une approche que vous pourrez mettre en place sans aide. Un manque d’expertise interne peut ouvrir la porte à des vulnérabilités de sécurité, car les cybercriminels deviennent de plus en plus doués pour identifier les lacunes opérationnelles et de sécurité au sein des organisations. Puisque les entreprises constatent une perte d’environ 5 % de leur chiffre d’affaires annuel à cause de la fraude, l’adoption d’une approche un peu trop « artisanale » peut vous exposer inutilement à des risques inacceptables. Qui plus est, pour ceux d’entre vous qui travaillent dans des régions qui appliquent des règles strictes en matière de protection, les infractions comportent leur propre risque pour l’entreprise en termes d’amendes et d’audits. L’externalisation de votre processus de mise en œuvre à votre fournisseur ou à d’autres experts vous aidera à atténuer efficacement ces risques et à sécuriser vos systèmes. 
5. Les véritables besoins de vos équipes O2C, P2P et de trésorerie/gestion des liquidités pour améliorer leurs performances :avant de commencer, vous aurez besoin de passer du temps avec vos équipes financières pour vous faire une idée de leur lieu et de leur méthode de travail, ainsi que des informations et des systèmes qu’elles utilisent. C’est également essentiel pour établir… 
6. Les indicateurs de réussite :Les indicateurs de réussite de l’automatisation financière sont très personnalisables selon l’organisation. Certes, il existe des grands noms, comme les délais de paiement (fournisseurs et entreprise), le taux d’automatisation, etc., que vous pouvez utiliser pour vous faire une idée de votre performance. Mais la mesure du succès de vos équipes dépend de leur situation actuelle spécifique et de leurs lacunes en termes de capacité. 

La plateforme Serrala Finance est conçue pour vous proposer une automatisation financière basée sur l’IA qui se veut simple, évolutive et unifiée au sein de vos équipes, quels que soient vos défis actuels. 

Plus de 2 800 marques de renommée mondiale font confiance aux solutions d’automatisation alimentées par l’IA de Serrala pour atteindre les taux d’automatisation des procédures les plus élevés possibles au sein de leurs opérations financières. Grâce à la suppression des efforts manuels d’un grand nombre de vos fonctions comptables les plus importantes, vous pouvez ainsi économiser des semaines de travail non seulement dans vos équipes financières, mais aussi dans vos processus opérationnels dans leur ensemble. Vous profitez aussi d’une amélioration de votre fonds de roulement, qui vous permet de réaliser des investissements et des décisions stratégiques plus rapidement et avec plus de confiance. 

Nos solutions sont intégrées à SAP, extensibles dans le cloud, et prêtes pour S/4HANA et RISE.

Elles sont conçues pour assurer l’excellence opérationnelle financière, ce qui permet aux leaders financiers : 

• D’accélérer les processus d’« order-to-cash », de « procure-to-pay », de gestion de trésorerie et de liquidités. 
• De mieux optimiser le fonds de roulement grâce à des informations en temps quasi réel, une modélisation basée sur l’IA et un apprentissage continu pour une prise de décision plus intelligente. 
• D’améliorer le contrôle financier pour les besoins commerciaux et réglementaires de l’entreprise. 
• De bénéficier d’une plus grande prévisibilité financière pour soutenir les objectifs stratégiques de l’organisation. 
• De rendre les équipes plus autonomes et capables de générer de la valeur financière. 

Nous avons mis au point la toute nouvelle Serrala Finance Platform afin de proposer l’architecture parfaite aux DAF à la recherche d’un outil de transition de leur organisation vers la finance autonome.  

Ce hub unique d’intelligence du fonds de roulement vous permet de rassembler les flux de travail des comptes fournisseurs, des comptes clients et des paiements, le tout dans un système flexible qui s’adapte à votre transition numérique tout en assurant l’intégration de l’IA dans chacun des processus. Cette solution se base à la fois sur notre expérience actuelle de projet de transition numérique dans la finance, et sur les véritables cas d’utilisation de l’IA de nos clients qui mènent la voie vers des opérations 100 % autonomes. 

Plus important encore, la Platform est conçue pour simplifier la clarté et la qualité des données nécessaires à l’exploitation de l’IA pour des processus autonomes. Le stockage se fera toujours via votre ERP (après tout, c’est pour cela qu’il a été conçu). Chaque partie de votre service financier pourra y accéder afin d’automatiser les flux de travail, d’accélérer les décisions et d’apporter un retour sur investissement mesurable. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions que nous avons à vous proposer, contactez-nous dès aujourd’hui pour réserver une démonstration.