Si la grande majorité des paiements B2B se font désormais par voie électronique, et nous sommes tous d’accord pour dire que c’est un progrès évident par rapport à l’envoi de chèques, la facturation accuse encore un certain retard.
La plupart des entreprises continuent de créer et d’envoyer leurs factures manuellement, sous forme de fichiers PDF ou de documents Word. En pratique, le processus de facturation papier a été reproduit à l’identique dans des systèmes numériques, avec tous les risques, les lourdeurs administratives et les frustrations qui en découlent.
Ce fonctionnement atteint aujourd’hui ses limites. La hausse continue des volumes de transactions et de factures, le développement des transactions transfrontalières et le renforcement des exigences fiscales et réglementaires rendent ce modèle de plus en plus difficile à soutenir. Un changement s’impose. Partout dans le monde, les pouvoirs publics accélèrent d’ailleurs le mouvement.
Pour ce faire, les institutions publiques prennent des mesures visant à généraliser la facturation électronique, ou « e-facturation ». Découvrons ensemble de quoi il s’agit, comment cela fonctionne et pourquoi cela vous concerne.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique correspond exactement à ce que son nom indique : l’envoi de factures sous forme de messages numériques, via une plateforme sécurisée et dans un format standardisé.
En théorie, elle vous permet ainsi qu’à vos clients et fournisseurs d’identifier plus facilement les montants dus et à recevoir, de suivre le statut des factures impayées et de faciliter les paiements.
À quoi ressemble une facture électronique ?
Notez que ce n’est pas la même chose que « d’envoyer une facture par courrier électronique ». Un dispositif de facturation électronique offre un canal de communication sécurisé ainsi qu’une plateforme permettant de créer, d’émettre et de recevoir des factures structurées et lisibles par des machines.
Le plus souvent, il s’agit de fichiers au format XML ou EDI, comportant des champs de données structurés qui peuvent être interprétés automatiquement par vos systèmes, ceux de vos clients ou fournisseurs, ainsi que par les administrations fiscales et les autorités réglementaires.
Dans de nombreux pays, des obligations en matière de facturation électronique sont déjà en vigueur. Elles précisent à la fois les formats légalement requis pour les factures électroniques et les plateformes ou systèmes homologués que vous devrez utiliser pour créer, recevoir et transmettre ces factures.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de la facturation électronique ?
Les autorités de régulation, dans toutes les régions du monde, envisagent actuellement d’instaurer des obligations en matière de facturation électronique, notamment dans l’UE, en Asie et en Amérique du Sud. Cela signifie que, quel que soit votre lieu d’activité, votre organisation devra se préparer à la facturation électronique.
Mais ce n’est pas une mauvaise chose : c’est l’occasion pour votre organisation de rationaliser considérablement ses opérations en supprimant les flux manuels de facturation et en réduisant sensiblement la charge de travail manuelle au sein de la fonction comptabilité fournisseurs (AP).
Les processus manuels de traitement et de saisie des factures sont chronophages (souvent une semaine ou plus lorsque tout se déroule sans incident), fortement exposés aux erreurs et sources de multiples retards dans les opérations de rapprochement, de validation et de contrôle de concordance.
À l’inverse, les formats structurés et lisibles par machine propres à la facturation électronique réduisent considérablement ces échanges et allers-retours, grâce à des registres de transactions clairs et transparents, aisément exploitables par des systèmes automatisés.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
Le processus de facturation électronique est assez simple :
- Tout d’abord, un responsable comptabilité clients (AR) établit la facture sous forme de fichier structuré. Il peut le faire manuellement ou à l’aide d’un outil de génération de fichiers qui accélère le processus, notamment grâce au « PO flipping », à savoir la création automatique d’une facture à partir des données d’une commande existante.
- Ensuite, il valide le fichier facture avec le système par le biais d’un contrôle automatique de conformité. Grâce aux formats structurés, le système peut immédiatement signaler les champs manquants ou susceptibles d’être erronés, et vérifier la conformité avec les réglementations fiscales et déclaratives applicables.
- La facture est ensuite réceptionnée par le système de l’entreprise acheteuse. Grâce au format lisible par machine, sa plateforme comptable ou son ERP peut immédiatement contrôler la validité de la facture et l’affecter au centre de coûts ainsi qu’au circuit d’approbation appropriés. Ce format facilite également la détection des doublons et des tentatives de fraude.
- Le système de l’acheteur procède alors à un triple rapprochement automatique (commande, réception, facture). Les écarts éventuels peuvent ainsi être identifiés et intégrés de manière fluide dans le circuit de validation pour traitement.
- La facture est ensuite transmise automatiquement pour approbation. Si toutes les vérifications sont conformes, cela peut se faire sans aucune intervention. En cas d’anomalie, de litige ou pour le traitement des déductions, le système oriente automatiquement la demande vers les parties concernées.
- La facture est ensuite envoyée pour paiement (dont l’avancement est suivi en temps réel par le système).
Le fournisseur et l’acheteur conservent une copie de la facture dans leurs dossiers à des fins de reporting et de conformité.
Facturation électronique vs facturation classique
Même si la plupart des factures sont désormais envoyées au format PDF par courrier électronique, elles présentent toujours les mêmes inconvénients que la facture papier classique.
Une facture traditionnelle peut être réglée de manière incorrecte ou ne pas être payée du tout. Le document peut être perdu. Il se peut qu’il ne contienne pas toutes les informations dont la banque a besoin pour effectuer le paiement. Un responsable comptabilité fournisseurs peut inscrire un numéro erroné sur un ordre de paiement ou un chèque. La banque elle-même pourrait traiter le paiement de manière incorrecte.
Cela rend également le reporting lent et fastidieux. Déterminer le chiffre d’affaires de l’année ou le montant dû aux administrations fiscales peut demander des semaines, voire des mois, de calculs manuels et de tri de documents. Et rapprocher le tout avec les différents relevés bancaires et avis de paiement rend le processus encore plus long et augmente le risque d’erreurs.
La facturation électronique, qui s’effectue au sein d’un écosystème technologique autonome et gère la plupart des tâches fastidieuses liées à la saisie, au traitement et à la communication des données sans intervention humaine, est, elle, rapide. Elle permet de réduire les coûts et erreurs, de fluidifier les paiements et d’améliorer la visibilité et le contrôle pour toutes les parties prenantes.
Formats standard de facturation électronique : quels sont les différents types ?
Les formats de facturation électronique sont généralement normalisés dans un pays donné, conformément aux règles établies par le gouvernement. Les formats les plus courants sont les suivants :
XML (eXstensible Markup Language) : Le langage XML est privilégié dans de nombreuses applications parce qu’il est simple, souple et très facile à « lire » par toutes sortes de systèmes numériques.
Dans de nombreux pays, les réglementations sur la facturation électronique imposent l’utilisation de fichiers XML, mais les spécifications et champs de données varient fréquemment d’un pays à l’autre. Les formats les plus courants sont UBL (Universal Business Language, utilisé dans le monde entier pour la facturation) et cXML (« commerce » XML).
EDI (Electronic Data Interchange) : développé comme format standard pour l’échange de documents commerciaux, il est déjà couramment utilisé dans les secteurs de l’industrie manufacturière et de la vente au détail pour partager tout type d’informations, des instructions aux nomenclatures complexes et aux données de conformité pour le transport, les importations et les exportations.
Les PDF sont également fréquemment utilisés pour la facturation électronique, généralement avec des données XML intégrées. En effet, ils sont faciles à lire par l’homme, même s’ils sont moins rigoureusement structurés que les formats purement lisibles par machine.
Certaines plateformes de facturation électronique permettent également l’envoi et le stockage de fichiers PDF en parallèle des fichiers lisibles par machine, afin de faciliter l’inspection humaine et de répondre aux obligations déclaratives. Parmi les plus connus figurent notamment le protocole allemand ZUGFeRD (« guide central de l’utilisateur du Forum pour la facturation électronique en Allemagne ») et le protocole français FACTUR-X.
Comment générer une facture électronique
Il y a plusieurs façons de créer une facture électronique.
Si vous disposez de beaucoup de temps, vous pouvez rédiger vous-même un fichier XML conforme. Ce serait toutefois une erreur : la nature très structurée de ces documents permet en effet d’automatiser leur création à partir de quelques paramètres seulement :
- Identifiant du fournisseur et du client
- Coordonnées bancaires
- Numéro de commande
- Code du type de facture
- Informations sur les devises
- Postes et totaux de la facture
- Législation fiscale applicable
- Date d’émission
- Date d’échéance
Selon le système utilisé et les cadres réglementaires, chaque facture peut comporter un numéro d’identification unique, à la fois pour elle-même et pour le client et le fournisseur. Cela permet de créer un registre permanent et transparent de toutes les transactions effectuées dans le cadre réglementaire.
Éléments à prendre en compte lors de l’adoption de la facturation électronique
L’adoption croissante de la facturation électronique représente une formidable opportunité d’automatiser une grande partie de vos processus de comptabilité clients et de comptabilité fournisseurs. Après tout, toutes les transactions entrantes et sortantes nécessiteront de plus en plus souvent des factures structurées comportant des champs d’informations obligatoires, exactement le type de tâches pour lesquelles les systèmes automatisés sont parfaitement adaptés.
Mais gérer cette transition ne sera pas simple. Quel que soit le lieu d’implantation de votre entreprise, vous devrez tenir compte des exigences des différentes organisations et des différentes réglementations, en particulier si vous exercez vos activités dans plusieurs pays et régions.
Tout d’abord, réfléchissez à la manière dont les solutions s’intègrent à vos systèmes et processus existants. La mise en œuvre d’une (ou de plusieurs) solution(s) de facturation électronique ne fonctionne que si elle s’intègre à vos systèmes ERP et comptables, ainsi qu’aux méthodes de travail de votre personnel.
Vous devrez également réfléchir à l’investissement en ressources que l’adoption de la facturation électronique nécessitera de la part de vos équipes informatiques.
Ensuite, examinez la compatibilité réglementaire sur l’ensemble de vos marchés. Les exigences en matière de facturation électronique varient selon les pays et les secteurs d’activité. Vous devrez vous assurer que vous pouvez les respecter, tant en termes de configuration technique qu’en termes de déclaration de TVA et autres exigences fiscales.
Troisièmement, vous devrez mettre en œuvre des politiques de sécurité des données. Tout nouveau système devra répondre à vos besoins existants en matière de sécurité afin que les données des factures numériques et les informations d’identification personnelle soient correctement protégées.
Enfin, avant toute chose, il convient de rappeler que le passage à la facturation électronique doit être considéré comme un projet de gestion du changement. Certains fournisseurs et clients pourraient résister à la transition, et votre personnel aura besoin de formation et de préparation, quelles que soient les solutions que vous déciderez de mettre en œuvre.
Comment Serrala peut vous aider à adopter la facturation électronique ?
Les solutions Serrala sont conçues pour créer un écosystème cohérent, de bout en bout, pour vos processus de facturation et de paiement, un écosystème qui simplifie vos flux comptables et permet une optimisation complète du fonds de roulement.
Notre offre aide votre organisation à répondre aux exigences de conformité des entreprises au niveau mondial et accélère la réception et le traitement des factures électroniques dans différents territoires, en veillant à ce que vous restiez en conformité avec toutes les plateformes, tous les formats et toutes les réglementations en matière d’archivage.
Nous pouvons également vous aider à intégrer le traitement de vos factures électroniques à vos processus automatisés de saisie et de gestion des factures, afin d’optimiser votre efficacité et de permettre à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur stratégique.
Facturation électronique (e-facturation) FAQ
Quelle est la différence entre la facturation classique et la facturation électronique ?
Le terme « facturation électronique » désigne la pratique qui consiste à envoyer et à recevoir des factures sous forme de fichiers lisibles par machine afin de permettre un traitement automatisé des factures ainsi que la création de rapports et une mise en conformité en temps réel. Ce processus supprime la plupart des saisies manuelles de données dans les processus de comptabilité fournisseurs, ainsi que les erreurs et les retards associés.
Comment la facturation électronique améliore-t-elle l’efficacité et contribue-t-elle au flux de trésorerie ?
En éliminant la plupart des retards courants dans le processus P2P, la facturation électronique permet aux entreprises de demander et d’effectuer des paiements plus rapidement. Cela se traduit par une entrée de trésorerie plus rapide, une réduction des coûts liés aux ventes et aux recouvrements, et une meilleure visibilité sur les engagements en cours auprès des fournisseurs. L’entreprise peut ainsi gérer son fonds de roulement de manière plus stratégique et optimiser sa gestion de la liquidité.
Quels sont les moteurs de l’adoption de la facturation électronique ?
L’adoption de la facturation électronique est motivée à la fois par la nécessité de rationaliser les opérations financières et par les obligations réglementaires et les changements qui interviennent dans de nombreux pays. La facturation électronique facilite les paiements entre entreprises (et leur permet de mieux comprendre leur fonds de roulement afin d’améliorer leur prise de décision) et aide les gouvernements à garantir le respect des réglementations en matière de déclaration et des obligations fiscales.
Où la facturation électronique est-elle obligatoire ?
À l’heure actuelle, la facturation électronique est obligatoire dans de nombreux pays pour certains types de transactions. Tous les pays de l’UE prévoient de mettre en place des lois sur la facturation électronique au cours des 5 à 10 prochaines années, l’Italie et l’Espagne les rendant déjà obligatoires pour toutes les transactions B2G et B2B. La France, l’Allemagne et la Pologne imposent toutes la facturation électronique dans les transactions B2G et vont progressivement mettre en place cette technologie en tant que composante obligatoire des transactions B2B au cours des prochaines années. Certains pays de la région Asie-Pacifique ont également instauré des obligations en matière de facturation électronique, à l’instar de nombreux pays d’Amérique du Sud, notamment le Mexique et le Brésil.
Quel sera l’impact de la facturation électronique sur mon entreprise ?
Votre service financier devra s’adapter de manière proactive à cette transformation et aux exigences légales associées. Mais cette évolution présente un avantage majeur : elle simplifie considérablement les processus de comptabilité fournisseurs et clients, en ouvrant la voie à l’automatisation des tâches les plus lourdes et répétitives, qui représentent une charge de travail manuel importante pour plusieurs équipes.
