Les équipes de comptabilité fournisseurs passent près d’un quart de leur temps à répondre à des questions simples posées par leurs fournisseurs.
Un logiciel automatisé de portail fournisseurs peut éliminer la majeure partie de cette charge de travail, en mettant à la disposition des fournisseurs un référentiel unique pour toutes les conditions de paiement, le téléchargement des factures et le suivi des progrès.
Ce genre de système présente des avantages importants pour vos équipes de comptabilité fournisseurs et votre organisation. En voici quelques-uns :
- Réduction significative des tâches manuelles chronophages. Un portail fournisseur propose une architecture en libre-service et une source unique de vérité pour toutes les transactions, les envois de factures, les flux d’approbation et les politiques. En cas d’adoption massive, les portails fournisseurs montrent un retour sur investissement très rapide, car ils permettent aux équipes de comptabilité fournisseurs d’effectuer des tâches à plus grande valeur ajoutée tout en laissant le travail routinier au système.
- Réduction du temps de traitement des factures. Vos opérateurs de comptabilité fournisseurs peuvent assurer la gestion, l’approbation, la remontée et le paiement des factures au sein d’un système unique. Cela vous permet de profiter facilement de réductions dynamiques, de minimiser les retards de paiement et de réduire les coûts par facture.
- Amélioration des relations avec les fournisseurs. Puisque toutes les parties impliquées peuvent examiner les statuts des factures en temps réel et communiquer directement au sein du portail, il devient facile de résoudre les problèmes avant qu’ils ne se transforment en litiges.
- Amélioration de la conformité et atténuation des risques. Grâce à la centralisation de tous les documents et au suivi des expirations, délais et pistes d’audit par le biais de flux de travail automatisés, votre organisation est protégée contre les risques juridiques associés aux interactions avec les fournisseurs et aux régimes de conformité réglementaire.
- Renforcement de la prévention et de la détection de la fraude. Lorsque vous menez toutes vos relations avec vos fournisseurs via un portail approuvé, vous pouvez bloquer à la source les attaques courantes de fraude à l’approvisionnement comme l’usurpation de factures (envoi d’une fausse facture à l’adresse e-mail générale de comptabilité fournisseurs, dans l’espoir que quelqu’un la paie) et le « spear phishing » (qui cible les approbateurs seniors avec de fausses factures). Ainsi, il est beaucoup plus facile de valider la légitimité de toute demande de paiement entrante.
- Intégration dans les systèmes ERP pour faciliter la gestion des données de base. Les solutions logicielles modernes de portail fournisseurs intègrent vos données directement à partir de votre système d’enregistrement, afin de créer un flux de données propre et unifié dans votre écosystème P2P. Cela permet une visibilité totale sur les paiements en souffrance, favorise une meilleure gestion des fournisseurs et donne aux DAF les renseignements nécessaires sur le fonds de roulement pour garder le contrôle de la liquidité stratégique.
Examinons chacun de ces points en détail.
Comment un logiciel de portail fournisseurs peut vous aider à éliminer les charges de travail manuelles pour les équipes de comptabilité fournisseurs et de comptes clients de vos fournisseurs
Un logiciel de portail fournisseurs permet à vos équipes de comptabilité fournisseurs de se consacrer à la gestion stratégique du fonds de roulement
Intégration accélérée : un logiciel de portail fournisseurs en libre-service supprime une grande partie de l’effort d’intégration d’un nouveau fournisseur à vos équipes, car il lui permet de saisir lui-même ses méthodes de paiement préférées, ses coordonnées bancaires et les informations sur son entreprise.
Transparence et clarté des paiements : une solution moderne et intégrée de portail fournisseurs ouvre la voie à des conditions et pratiques de paiement plus claires et plus transparentes. Grâce à des politiques établies à l’échelle mondiale mais flexibles au niveau local, vos fournisseurs bénéficient d’un sentiment de sécurité, ce qui permet aussi aux équipes et aux responsables des comptes fournisseurs de prendre des mesures pré-approuvées pour résoudre les litiges et gérer les exceptions. Ainsi, vous vous épargnez des frais de mise en conformité imposés par les mandats de facturation électronique dans les pays qui les ont déjà mis en place.
Traitement simplifié des factures : les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures à un canal où ils savent qu’elles seront traitées, plutôt que de les envoyer à une adresse e-mail de comptabilité fournisseurs générique sans la moindre garantie. Si votre logiciel de portail fournisseurs prend en charge des fonctionnalités d’IA avancées, celles-ci seront également en mesure d’effectuer une capture automatique des données des factures, de les affecter à des centres de coûts et des flux d’approbation spécifiques, et, lorsque vos politiques le permettent, de signaler les factures pour traitement direct et paiement sans contact à une date prédéfinie.
Le résultat :
Meilleure visibilité et contrôle des flux de trésorerie sortants, qui améliorent la connaissance du fonds de roulement : correctement géré, un logiciel de portail fournisseurs peut agréger vos données sur les dépenses des fournisseurs de manière à libérer nombre d’avantages pour l’entreprise, notamment :
- Une plus grande rapidité et précision de reporting sur la liquidité dans l’ensemble de l’entreprise.
- Un comportement de paiement stratégique et tactique plus avantageux, avec des transactions en attente d’exécution à des moments précis pour maximiser la liquidité et réduire le risque financier.
- Des fournisseurs plus heureux et motivés.
Approfondissons ce dernier point.
Un logiciel de portail fournisseurs assure la responsabilisation de toutes les parties, ce qui améliore vos relations avec vos fournisseurs
Les logiciels de portail fournisseurs représentent un allié puissant pour la collaboration avec les fournisseurs, qui est rapidement devenue une priorité stratégique pour les équipes P2P.
Libre-service rime avec satisfaction : pour satisfaire les clients, le libre-service a déjà porté ses fruits. Les ressources en libre-service apportent un soulagement immédiat aux problèmes, des réponses instantanées aux questions, et un soutien sans faille. Vos clients ne sont pas idiots : ils n’entrent généralement en contact avec vous que lorsqu’ils ont épuisé toutes les autres possibilités.
De plus, le libre-service offre aux clients un potentiel de satisfaction dans leur relation avec votre entreprise, mais aussi dans leurs compétences. Vous ne pouvez pas le nier : il est agréable de résoudre un problème soi-même, sans avoir à soumettre un ticket d’assistance sans la moindre garantie de résultat.
L’une des fonctionnalités en libre-service les plus simples mais les plus efficaces d’une solution de portail fournisseurs ? La possibilité de conversion des bons de commande en factures. Si vous autorisez votre fournisseur à générer automatiquement une facture en cliquant simplement sur un bouton situé à côté d’un bon de commande approuvé, vous lui faites gagner du temps et lui signalez votre volonté de le payer plus facilement.
Le libre-service, un accompagnement proactif : les logiciels de portail fournisseurs servent également de centre de connaissances, l’une des formes de support les plus appréciées de tous les secteurs. Si vous prévoyez des questions, des problèmes et des obstacles potentiels de la part de vos fournisseurs, et que vous leur mettez facilement à disposition ces informations sur votre portail, vous réduirez non seulement les charges pesant sur vos équipes de comptabilité fournisseurs et financières, mais vous donnerez à vos fournisseurs la satisfaction supplémentaire d’avoir résolu un problème par eux-mêmes
Rationalisation de la communication et de la résolution des litiges : un logiciel de portail fournisseurs propose également un canal de communication dédié, permettant à vos fournisseurs d’accéder à des spécialistes du service assistance, formés et capable de traiter directement toute requête en matière de comptabilité fournisseurs. Ainsi, vos équipes sont plus réactives et peuvent proposer des résolutions plus rapides, dans les cas où une intervention humaine est vraiment nécessaire. Cela contribue également à rendre les litiges plus rares et plus rapides à résoudre. Une communication claire, des ressources dédiées en libre-service et une assistance permettent d’éliminer de manière proactive les litiges avant qu’ils ne surviennent, et fournissent la base pour des résolutions plus rapides lorsqu’elles surgissent.
Amélioration du suivi des performances des fournisseurs et simplification des révisions de comptes : l’évaluation manuelle des données de base des fournisseurs par rapport à l’historique de leurs performances, en voilà un processus fastidieux que de nombreuses organisations n’ont tout simplement pas le temps ou les ressources pour mener à bien. Un logiciel de portail fournisseurs vous facilite la tâche, car il s’occupe de toutes les étapes du processus et vous présente toutes les données pertinentes en un seul endroit. De plus, les capacités d’IA et de ML peuvent même identifier les risques de paiement tardif, les problèmes persistants et les opportunités d’extension de relations. Tout ceci atténue également le besoin d’investissement dans un logiciel de gestion des fournisseurs dédié, en tirant parti des données déjà détenues par vos systèmes.
Un logiciel de portail fournisseurs améliore les approches de conformité et de gestion des risques
Grâce à l’acceptation et le traitement automatisés des factures selon des règles prédéfinies et des données intelligemment saisies (qui permettent de créer une facture à partir d’un bon de commande en un seul clic), vous commettez moins d’erreurs, vous établissez des besoins et des conditions de paiement plus clairs, et vous supprimez les ambiguïtés qui entraînent des litiges et des retards de paiement.
Ainsi, votre équipe de comptabilité fournisseurs et l’ensemble de votre entreprise bénéficient d’une gestion simplifiée de la conformité et des risques :
Vos équipes et vos fournisseurs peuvent répondre aux demandes de conformité en toute simplicité : les algorithmes intégrés de détection des problèmes informent toutes les parties des renseignements manquants, des erreurs potentielles ou des exigences légales en matière de documentation bien avant que ces problèmes ne deviennent un risque pour toute personne impliquée.
La sécurité intégrée des données atténue le risque de fraude et d’infraction : un logiciel de portail fournisseurs s’appuie sur les principaux protocoles de sécurité dans le cloud pour protéger les informations sensibles, contrôler l’accès aux données et assurer une gestion du stockage, de l’archivage et de la purge en fin de vie conformément aux réglementations pertinentes en matière fiscale, commerciale et de protection des données.
Automatisation de la traçabilité et de la transparence : puisqu’un logiciel de portail fournisseurs est pensé pour répondre aux exigences d’audit, votre système pourra suivre et enregistrer automatiquement les paiements et la livraison des marchandises tout au long de votre cycle de commande. Ainsi, vous serez en mesure de fournir instantanément aux régulateurs des rapports si nécessaire, et vous pourrez également accéder aux ICP pertinents pour vos besoins de suivi de la performance sur une base ad hoc.
Un logiciel de portail fournisseurs ouvre la voie vers une meilleure protection contre la fraude
Bien que la reconnaissance de formes alimentée par l’IA représente l’un des outils les plus avancés dans la lutte contre la fraude à l’approvisionnement, un portail fournisseurs a également un grand rôle à jouer : pour qu’un fraudeur réussisse, sa solution la plus simple est de forcer à vos systèmes et processus de le laisser entrer.
Un logiciel de portail fournisseurs prend très souvent en charge la prévention contre la fraude, notamment :
L’intégration et la vérification automatisées : toute personne ayant accès au système doit avoir passé un niveau de vérification, même pour envoyer des factures ou des demandes de paiement. Les identifiants bancaires et fiscaux des fournisseurs sont automatiquement validés par rapport aux dossiers publics et privés dès qu’ils entrent leurs coordonnées, ce qui empêche la plupart des fournisseurs frauduleux d’entrer dans votre système.
Des pistes d’audit sécurisées pour toutes les actions sur plateforme : toute mise à jour des informations sur les fournisseurs (et toute mise à jour ou action sur les factures existantes) doit être envoyée via le portail après une connexion sécurisée authentifiée, souvent avec une authentification multi-facteurs. Votre logiciel de portail fournisseurs stocke également des enregistrements de tous ces changements pour examen ultérieur, ce qui facilite l’enquête et la preuve des tentatives de changements frauduleux ou des activités suspectes.
La prévention du détournement des paiements : puisque seuls les changements approuvés sur la plateforme peuvent être honorés, les fraudeurs ne peuvent pas tenter de tromper vos équipes de comptabilité fournisseurs en envoyant par e-mail des demandes de modification des détails de paiement.
L’amélioration des contrôles des processus : un logiciel de portail fournisseurs qui prend en charge le rapprochement tri-directionnel des bons de commande et l’automatisation structurée des flux d’approbation pour les paiements les plus importants permet également de prévenir les transactions non autorisées en imposant davantage de barrières au spear phishing et à d’autres méthodes de fraude qui ciblent des approbateurs seniors spécifiques et d’autres lacunes exploitables dans vos systèmes et processus.
Un logiciel de portail fournisseurs tire parti de l’intégration à vos systèmes ERP pour améliorer la précision des données, prendre en charge les informations en temps réel et exploiter l’IA pour les flux de travail autonomes
Les systèmes ERP sont conçus pour éliminer les doublons de saisie de données et de processus : avec une mise en œuvre solide, les entreprises réduisent souvent leurs flux de travail de rapprochement de plus de 70 %.
Un logiciel de portail fournisseurs moderne peut améliorer cette rationalisation en tirant parti de vos données de base ERP à des fins de relation avec les fournisseurs.
Ainsi, il assure :
- Une visibilité accrue et une gestion des flux de trésorerie.
- Une meilleure optimisation des prévisions, des calendriers de paiement et de la saisie des réductions.
- Une efficacité opérationnelle et des économies de coûts (grâce à l’automatisation des tâches essentielles de traitement des factures et d’exécution des paiements, à la réduction de la saisie manuelle des données et à une accélération de 90 % des flux d’approbation).
Comment le logiciel de portail fournisseurs de Serrala peut-il contribuer à améliorer les performances de votre chaîne d’approvisionnement ?
Le portail fournisseurs AP automation de Serrala est capable d’une intégration multi-ERP, et peut même s’intégrer entièrement dans vos environnements SAP existants. Ainsi, il vous assure un niveau élevé d’automatisation sur l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement et simplifie radicalement le processus de réception, d’approbation et de paiement de votre réseau mondial de fournisseurs.
Cette plateforme assure l’automatisation complète de la capture, du traitement, de l’approbation et de la gestion des exceptions des factures. De plus, elle fournit une visibilité en temps réel des factures FI et MM dans un hub centralisé qui simplifie l’analyse, le reporting et le suivi de la conformité.
Le résultat : des équipes de comptabilité fournisseurs capables de payer efficacement vos fournisseurs, de prévenir la fraude, d’éliminer les erreurs et de rester en conformité. Le tout en accélérant de 90 % le processus d’approbation et en éliminant 80 % du travail manuel qui empêche vos équipes de se consacrer à des tâches plus importantes.
Pour en savoir plus sur la contribution que nous pouvons vous apporter dans l’amélioration de vos relations avec vos fournisseurs, la hausse des performances de votre chaîne d’approvisionnement et la transformation de votre comptabilité fournisseurs en un centre stratégique de veille sur le fonds de roulement et d’optimisation de la liquidité, consultez notre page produit Portal ou contactez-nous ici pour réserver une démonstration.
FAQ sur le logiciel de portail fournisseurs
Quels sont les principaux avantages d’un logiciel de portail fournisseurs ?
Les principaux avantages sont les suivants :
- Efficacité opérationnelle (grâce à l’automatisation des éléments manuels de saisie, de traitement, d’approbation et de suivi du statut des factures).
- Amélioration de la conformité (grâce à une gestion centralisée des documents et à des alertes automatisées pour les actions liées à la conformité, les délais, les modifications et l’expiration des contrats).
- Augmentation de la visibilité et du contrôle (par le biais de tableaux de bord en temps réel et de pistes d’audit sécurisées pour la création des bons de commande, les coordonnées des fournisseurs, la gestion des liquidités et les informations sur le fonds de roulement).
- Amélioration des relations avec les fournisseurs et solidité de la chaîne d’approvisionnement (grâce à une meilleure communication, une réduction des litiges et une analyse comparative des performances facile).
Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans un logiciel de portail fournisseurs ?
Un logiciel de portail fournisseurs moderne doit prendre en charge les fonctionnalités suivantes :
- Accès fournisseur en libre-service pour l’ensemble du cycle de vie (y compris l’intégration et la sortie, pour permettre une gestion indépendante des responsabilités de comptabilité clients d’un fournisseur).
- Gestion des documents et des données (référentiels sécurisés avec contrôle des versions, suivi des accords et des expirations, suivi de la conformité et automatisation).
- Capacités d’intégration ERP pour tirer parti de l’intégration des données de référence.
- Contrôle d’accès sécurisé (notamment les permissions basées sur les rôles, l’authentification multifactorielle, le chiffrement des données et l’authentification unique).
- Communication et notifications en temps réel (pour la prise de mesures en temps opportun pour toutes les factures en suspens et la résolution rapide aux questions et problèmes des fournisseurs).
- Outils de paiement et de facturation (comme la prise en charge de la facturation électronique conforme, le rapprochement tri-directionnel, l’escompte de paiement anticipé et les options de paiement numériques).
Un logiciel de portail fournisseurs est-il sécurisé ?
Oui. Un logiciel de portail fournisseurs moderne s’appuie sur une architecture et un cryptage natifs dans le cloud (pour les données au repos et en transit), ainsi que sur des autorisations basées sur les rôles, des journaux d’audit et l’automatisation de la conformité pour les cadres de réglementation en matière fiscale, de protection des données et de droit commercial, mais aussi sur des considérations spéciales pour les secteurs hautement réglementés comme la santé.
Un logiciel de portail fournisseurs peut-il s’intégrer à mes systèmes existants ?
Oui. Les outils modernes prennent en charge les intégrations basées sur les API avec vos systèmes d’enregistrement, et sont dans certains cas intégrés directement dans les implémentations ERP existantes. La solution Portal de Serrala est déployée soit sous forme de solution cloud autonome ou hybride, soit sous forme d’extension entièrement intégrée de SAP ECC et S/4HANA.
Combien de temps faut-il pour implémenter un logiciel de portail fournisseurs ?
Il s’agit d’une question complexe qui dépend des besoins spécifiques de votre organisation en matière d’intégration et de flux de travail (et des taux d’adoption des clients). En règle générale, les délais d’implémentation varient généralement de 3 à 6 mois.
