Die Teams in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) verbringen beinahe ein Viertel ihrer Zeit damit, einfache Anfragen von Lieferanten zu beantworten.
Eine Automatisierungssoftware für das Lieferantenmanagement kann vielen dieser Anfragen vorbeugen, indem sie einen zentralen Anlaufpunkt für Lieferanten bereitstellt. Dort finden sie direkt alle wichtigen Informationen leicht zugänglich vor, zum Beispiel Zahlungsbedingungen, Rechnungsuploads und den aktuellen Statusüberblick.
Doch ein solches Portal hat nicht nur Vorteile für Ihre Lieferanten, sondern auch für Ihre Kreditorenteams und andere Abteilungen im Unternehmen.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Weniger Zeitaufwand bei manuellen Aufgaben: Ein Lieferantenportal bietet sowohl Self-Service-Funktionen als auch eine zentrale Datenquelle für alle Verhandlungen, Rechnungsversande, Genehmigungsworkflows und Richtlinien. Die Portale erzielen einen besonders schnellen Return on Investment (ROI), wenn sie großflächig eingeführt werden, da Kreditorenteams sich zügig strategischeren statt manuellen Aufgaben widmen können.
- Schnellere Rechnungsverarbeitung: Ihre Kreditorensachbearbeitenden können Rechnungen innerhalb eines einheitlichen Systems verwalten, genehmigen, weiterleiten und bezahlen. Dadurch können Sie dynamische Diskontierungen leichter nutzen, Zahlungsverzögerungen verhindern und die Kosten pro Rechnung senken.
- Stärkere Lieferantenbeziehungen: Alle Beteiligten können den Rechnungsstand jederzeit einsehen und Korrespondenzen direkt über das Portal führen. Dadurch lassen sich Probleme lösen, noch bevor sie sich zu Klärungsfällen entwickeln.
- Erhöhte Compliance und Risikoprävention: Da alle Dokumente zentral verwaltet werden und Fristen sowie Prüfprotokolle durch automatisierte Arbeitsabläufe stets nachverfolgt und gepflegt werden, ist Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken geschützt, die sowohl die Zusammenarbeit mit Lieferanten als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften betreffen.
- Verbesserte Betrugserkennung und -prävention: Sobald alle Lieferantengeschäfte über ein autorisiertes Portal ablaufen, sinkt die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Rechnungsbetrug, wie z.B. durch Spoofing (Versand einer gefälschten Rechnung an eine generische AP-Emailadresse) oder Spear-Phishing (Versand einer gefälschten Rechnung an einen Senior Manager, o.ä.). Betrugsversuche scheitern damit bereits an der Quelle, also dem Portal, und die Legitimität von Zahlungsanfragen lässt sich schnell überprüfen.
- Integration mit ERP-Systemen für ein effizienteres Stammdatenmanagement: Moderne Softwarelösungen für das Lieferantenmanagement greifen direkt auf die Daten Ihres Stammdatensystems zu, um bereinigte und einheitliche Datenströme innerhalb Ihrer P2P-Landschaft zu erzeugen. Ihre Teams gewinnen dadurch eine vollständige Übersicht über ausstehende Zahlungen und mehr Support-Funktionen für das Lieferantenmanagement. CFOs profitieren zudem von einer optimierten Working Capital Intelligence, d.h. Transparenz und Kontrolle in Echtzeit darüber, wie, wann und zu welchem Zweck das Unternehmen Kapital und Cashflows verwaltet, um seine strategische Liquidität effektiv zu steuern.
Wie Softwarelösungen manuelle Arbeit in Kreditoren- und Lieferantenteams reduzieren
Lieferantenportale entlasten Kreditorenteams, sodass sich diese dem strategischen Working Capital Management widmen können
Schnelleres Onboarding: Mit einem Self-Service-Lieferantenportal wird das Onboarding von Lieferanten erheblich beschleunigt, da diese alle erforderlichen Informationen selbstständig ins System eintragen können, beispielsweise bevorzugte Zahlungsmethoden, Bankinformationen und Unternehmensdaten.
Transparenz und Klarheit über Zahlungen: Eine moderne, integrierte Softwarelösung für Lieferanten schafft Klarheit und Überblick über Zahlungskonditionen und -verhalten. Global einheitliche, jedoch lokal anpassbare Richtlinien lassen sich darin zentral verwalten und einsehen und vermitteln den Lieferanten Sicherheit und Transparenz. Zudem ermöglichen sie den einzelnen AP-Teams sowie Führungskräften, vorab genehmigte Maßnahmen sofort zu ergreifen, um Klärungsfälle aufzulösen und Ausnahmen zu bearbeiten. Dies trägt weiterhin dazu bei, den Verwaltungsaufwand zur Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung zu verringern.
Vereinfachte Rechnungsbearbeitung: Lieferantenportale bieten ein zuverlässiges und für Lieferanten nachvollziehbares Rechnungsprozedere über standardisierte Kanäle. Sofern Ihr Lieferantenportal über KI-Funktionen verfügt, kann es Rechnungsdaten automatisch erfassen, diesen bestimmten Kostenstellen und Genehmigungsabläufen zuordnen und, falls Ihre Richtlinien es zulassen, Rechnungen für eine vollständig automatisierte, kontaktlose Bearbeitung und Zahlung zu einem vorab festgelegten Termin kennzeichnen.
All diese Vorteile führen schließlich zu gesteigerter Transparenz und Kontrolle über ausgehende Cashflows sowie zu einer stärkeren Working Capital Intelligence. Bei sorgfältiger Verwaltung fasst die Lieferantenportal-Software die Lieferantenausgaben so zusammen, dass sich vielfältige Vorteile für das gesamte Unternehmen ergeben, darunter:
- Schnelleres, präziseres Reporting hinsichtlich der unternehmensweiten Liquiditätslage,
- Strategische Anpassungen im Zahlungsmanagement, durch die Transaktionen je nach Priorität zeitlich vorprogrammiert ausgeführt werden, um die Liquidität zu erhöhen und Finanzrisiken zu senken,
- Zufriedenere Lieferanten mit mehr Motivationsanreizen.
Vor allem Letzteres ist nicht zu unterschätzen, denn zufriedene Lieferanten bedeuten zuverlässigere Cashflows.
Softwarelösungen mit Lieferantenportalen verbessern Lieferantenbeziehungen, indem sie beide Seiten unterstützen
Für P2P-Teams entwickeln sich Lieferantenbeziehungen zunehmend zur strategischen Priorität, wobei Lieferantenportale eine wichtige unterstützende Funktion übernehmen.
Self-Service-Funktionen erhöhen die Zufriedenheit
Zufriedene Kunden und Geschäftspartner sind für jedes Unternehmen essenziell, und Self-Service-Funktionen leisten hierzu nachweislich einen wichtigen Beitrag. Ressourcen, die selbstständig navigiert werden können, bieten sofortige Lösungen für Probleme, schnelle Antworten auf Fragen, und sorgen für einen reibungslosen Support. Kunden wenden sich in der Regel erst dann an Sie, wenn sie alle anderen Möglichkeiten zur Klärung ihrer Fragen bereits selbst ausgeschöpft haben. Daher verringern gut ausgestattete Self-Service-Portale die Notwendigkeit einer Kontaktaufnahme mit Ihren AP-Teams.
Eine der effizientesten Funktionen des Self-Service-Lieferantenportals ist der sog. „PO-Flip“, bei dem eine Bestellung aus Ihrem Beschaffungssystem direkt in eine Rechnung umgewandelt wird. Ermöglichen Sie Ihrem Lieferanten, mit nur einem Mausklick direkt aus dem Bestellauftrag eine Rechnung zu erstellen, sparen Sie ihm Zeit und zeigen zugleich Ihre Bereitschaft, den Bezahlprozess zu erleichtern.
Self-Service bietet proaktiven Support
Softwarelösungen für das Lieferantenmanagement dienen neben allen aufgeführten Funktionen auch als Knowledge Center, die branchenübergreifend zu den am meisten geschätzten Supportformen zählen. Wenn Sie die potenziellen Fragen, Probleme und Hindernisse Ihrer Lieferanten antizipieren können und dazugehörige Informationen leicht auffindbar machen, entlasten Sie nicht nur Ihre Kreditorenbuchhaltung und Finanzabteilung, sondern befähigen Ihre Lieferanten, Probleme selbstständig und ohne Umwege zu lösen.
Einheitliche Korrespondenzen und Problemlösungen
Lieferantenportale bieten spezialisierte Kommunikationskanäle, die Lieferanten nutzen können, um Support-Experten direkt zu kontaktieren. Auch für Ihre Kreditorenteams wird es einfacher, auf Anfragen einzugehen und personalisierte Lösungen schneller anzubieten. Dadurch treten Konflikt- oder Klärungsfälle sehr viel seltener auf oder werden noch vor ihrer Eskalation gelöst. Eine klare Kommunikation in Kombination mit Self-Service-Funktionen und menschlichem Support können Klärungsfälle effektiv vorbeugen und im Ernstfall die Basis für eine zügige Schlichtung stellen.
Genaueres Lieferanten-Performance-Tracking und bessere Kontoprüfung
Die manuelle Überprüfung der Lieferantenstammdaten anhand bisheriger Leistungen macht die Bewertung der Lieferantenperformance zu einem mühsamen Prozess, für den viele Unternehmen schlichtweg weder die Zeit noch die Ressourcen haben. Softwares mit Lieferantenportalen zentralisieren und übernehmen hingegen alle Prozesse und Daten, wobei zusätzliche KI- und ML-Funktionen potenzielle Zahlungsverzögerungen, Probleme und Chancen vorhersehen können.
Eine Software für das Lieferantenmanagement stärkt die Compliance und das Risikomanagement
Lieferantenmanagement-Software kann auf Basis vordefinierter Regeln automatisch Rechnungen genehmigen und verarbeiten, Rechnungsdaten erfassen sowie Bestellungen in Rechnungen umwandeln. Dadurch treten weniger Fehler aus der manuellen Bearbeitung auf und Zahlungskonditionen können korrekt abgeglichen und umgesetzt werden. So bleibt kein Spielraum für Unklarheiten, die andernfalls zu Klärungsfällen und Zahlungsverzögerungen führen würden.
Dies führt schließlich auch zu einer effektiveren Compliance sowie zu einem effizienteren Risikomanagement für Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam und andere Abteilungen in Ihrem Unternehmen.
Sowohl Ihre Teams als auch Ihre Lieferanten können ganz einfach auf Compliance-Anfragen reagieren: Integrierte Algorithmen zur Problemerkennung informieren alle Beteiligten über fehlende Informationen, potenzielle Fehler oder gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationsanforderungen, lange bevor sie zu einem Risiko werden können.
Integrierte Datensicherheit senkt das Risiko von Betrug und Datenschutzverletzungen: Softwares mit Lieferantenportalen nutzen inzwischen führende Cloud-Sicherheitsprotokolle, um sensible Informationen zu schützen, den Zugriff auf Daten zu reglementieren und um sicherzustellen, dass die Speicherung, Archivierung und Löschung von Informationen am Ende der Nutzungsdauer in Übereinstimmung mit steuerrechtlichen, datenschutzrechtlichen und einschlägigen wirtschaftlichen Vorschriften erfolgen.
Automatisierte Rückverfolgbarkeit und Transparenz
Da Softwarelösungen für das Lieferantenmanagement unter Berücksichtigung von Revisionsanforderungen bzw. Audits entwickelt wurden, erfasst und protokolliert Ihr System automatisch sowohl Zahlungen als auch Warenlieferungen über den gesamten Bestellzyklus hinweg. Das bedeutet, dass Sie Aufsichtsbehörden bei Bedarf umgehend Reports vorlegen und ad hoc auf KPIs zugreifen können, die für Ihre Anforderungen an die Leistungsüberwachung (KPI-Messung) relevant sind.
Erweiterter Betrugsschutz in Lieferantenportalen
Bisher ist vor allem die KI-gestützte Mustererkennung eines der wirksamsten Instrumente für den Betrugsschutz im Beschaffungswesen, doch auch das Lieferantenportal spielt hierfür zunehmend eine wichtige Rolle, denn: Betrüger gelangen in erster Linie in die Systeme und Prozesse, in die wir sie reinlassen.
Eine Software für das Lieferantenmanagement unterstützt die Betrugsbekämpfung durch zahlreiche Standardfunktionen, darunter:
Automatisiertes Onboarding und Verifizierung: Jeder Prozessbeteiligte mit Systemzugriff durchläuft vorab Verifizierungsschritte, um Rechnungen oder Zahlungsanforderungen einreichen zu können. Die Bank- und Steuernummern der Lieferanten werden unmittelbar nach der Dateneingabe automatisch mit öffentlichen und privaten Registern abgeglichen. Dadurch wird verhindert, dass gefälschte oder betrügerische Lieferanten in Ihr System gelangen.
Sichere Prüfpfade für alle Aktionen auf der Plattform: Alle Aktualisierungen der Lieferanteninformationen sowie alle Änderungen oder Aktionen zu bestehenden Rechnungen müssen nach einer sicheren, authentifizierten Anmeldung, häufig unter Verwendung einer Multi-Faktor-Authentifizierung, über das Portal eingereicht werden. Eine Lieferantenportal-Software speichert zudem Aufzeichnungen aller vorgenommenen Änderungen zur späteren Überprüfung. Dies erleichtert die Untersuchung und den Nachweis von Betrugsversuchen oder verdächtigen Aktivitäten.
Verhinderung von Zahlungsumleitungen: Da ausschließlich Änderungen auf der Plattform oder genehmigte Änderungsanträge berücksichtigt werden, können Betrüger nicht durch E-Mail-Anfragen versuchen, Ihre Kreditorenbuchhaltung zur Anpassung von Zahlungsdetails zu bewegen.
Verbesserte Prozesskontrollen: Eine Software mit Lieferantenportal, die den 3-Wege-Abgleich von Bestellungen unterstützt sowie strukturierte und automatisierte Genehmigungsprozesse für größere Zahlungen ermöglicht, trägt dazu bei, unbefugte Transaktionen zu verhindern. Sie schafft zusätzliche Barrieren gegen Spear-Phishing und andere Betrugsmethoden, die gezielt hochrangige Entscheidungsträger oder besonders anfällige Bereiche in Ihren Systemen und Abläufen anvisieren.
Softwarelösungen für das Lieferantenmanagement integrieren sich in Ihre ERP-Systeme, um die Datengenauigkeit zu erhöhen und KI-gestützte, autonome Workflows einzusetzen
ERP-Systeme sind grundsätzlich darauf ausgelegt, doppelte Dateneingaben und Prozesse zu vermeiden. Unternehmen können ihre Abstimmungszyklen durch eine sorgfältige Implementierung daher oft um mehr als 70 % verkürzen.
Eine moderne Lieferantenportal-Software unterstützt diese systeminhärenten Eigenschaften, indem sie Ihre ERP-Stammdaten für die Pflege des Lieferantenmanagements nutzt.
Ihre Kreditorenteams profitieren dabei besonders von folgenden Kernfunktionen der Integration:
- Höhere Transparenz und optimiertes Cashflow-Management,
- Erweiterungen der Funktionen in den Bereichen Prognosen, Zahlungspläne und Skontoerfassung,
- Mehr betriebliche Effizienz und Kosteneinsparungen durch die Automatisierung von Kernprozessen in der Rechnungsverarbeitung und Zahlungsausführung, durch die Abschaffung manueller Aufgaben, und durch die Beschleunigung von Genehmigungszyklen um bis zu 90 %.
Wie kann das Lieferantenportal von Serrala die Effizienz Ihrer Lieferketten erhöhen?
Das Lieferantenportal von Serrala zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht die Integration mit verschiedenen ERP-Systemen und lässt sich sogar vollständig in bestehende SAP-Umgebungen einbinden. Es steigert den Automatisierungsgrad Ihrer gesamten Lieferkette und vereinfacht die Abläufe beim Empfang, der Genehmigung und der Bezahlung von Rechnungen in Ihrem weltweiten Lieferantennetzwerk.
Dadurch können unsere Kunden die Erfassung, Verarbeitung, Genehmigung und Ausnahmebehandlung von Rechnungen vollständig automatisieren. Außerdem erhalten sie Echtzeit-Transparenz über FI- und MM-Rechnungen in einer zentralen Plattform, die Analysen, Reporting und Compliance-Überwachung vereinfacht.
Das bedeutet, dass AP-Teams Lieferanten effizient bezahlen, Betrug verhindern, Fehler beseitigen und Compliance-Vorgaben zuverlässig einhalten können. Gleichzeitig werden Genehmigungen um rund 90 % schneller bearbeitet, und 80 % der manuellen Arbeit entfallen, sodass sich Ihre Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie dabei unterstützen können, Lieferantenbeziehungen zu stärken, die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferkette zu verbessern und Ihre Kreditorenbuchhaltung zu einem strategischen Zentrum für Working Capital Intelligence und Liquiditätsoptimierung zu entwickeln, besuchen Sie unsere Produktseite oder kontaktieren Sie uns direkt, um eine Demo zu buchen.
Häufig gestellte Fragen zur Software für das Lieferantenmanagement
Was sind die wichtigsten Vorteile einer Softwarelösung für das Lieferantenmanagement?
Die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:
- Betriebliche Effizienz durch die Automatisierung manueller Prozesse bei der Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungsdaten sowie der Statusverfolgung
- Verbesserte Compliance durch ein zentrales Dokumentenmanagement und automatische Benachrichtigungen zu Compliance-relevanten Maßnahmen, Fristen sowie Vertragsänderungen und -abläufen
- Verbesserte Transparenz und Kontrolle durch Echtzeit-Dashboards und sichere Prüfpfade bei der Erstellung von Bestellungen, Lieferantendaten, Liquiditätsmanagement und Betriebskapitalanalysen
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen und Stärkung der Lieferkette durch verbesserte Kommunikation, weniger Klärungsfälle und einfaches Leistungs-Benchmarking
Auf welche Funktionen bei der Auswahl einer Lieferantenportal-Software sollte man achten?
Eine moderne Lieferantenportal-Software sollte standardmäßig die folgenden Funktionen unterstützen:
- Lieferanten-Self-Service für den gesamten Lieferantenmanagementzyklus, einschließlich Onboarding und Offboarding, um die eigenständige Abwicklung der Kreditorenaufgaben seitens Ihrer Lieferanten zu ermöglichen
- Dokumenten- und Datenmanagement mit sicheren Repositorys, die Versionskontrollen, Nachverfolgungen von Verträgen und Fälligkeitsdaten sowie Überwachung und Automatisierung der Compliance unterstützen
- ERP-Integrationsfunktionen zur Nutzung der Stammdaten Ihres Systems
- Zugriffskontrollen, einschließlich rollenbasierter Berechtigungen, Multi-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und Single Sign-On
- Echtzeitkommunikation und Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass alle ausstehenden Rechnungen zeitnah bearbeitet und Lieferantenanfragen zeitnah beantwortet werden
- Tools zur Zahlung und Rechnungsstellung, wie z. B. für das E-Invoicing, das 3-Way-Matching, für Skonto-Vorteile bei vorzeitigen Zahlungen, digitale Zahlungsoptionen, u.v.m.
Ist eine Software mit Lieferantenportal sicher?
Ja. Moderne Lieferantenportal-Softwares verwenden eine Cloud-native Architektur und Verschlüsselung sowohl für gespeicherte als auch für übertragene Daten. Zudem setzen sie rollenbasierte Zugriffsrechte, Prüfprotokolle und die automatisierte Einhaltung von Vorschriften in den Bereichen Steuerrecht, Datenschutz und Handelsrecht ein. Ergänzt wird dies durch spezielle Anforderungen für stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen.
Lässt sich eine Lieferantenportal-Software nahtlos in bestehende Systeme integrieren?
Ja. Moderne Tools unterstützen API-basierte Integrationen mit Ihren Stammdatensystemen und lassen sich in einigen Fällen direkt in bestehende ERP-Implementierungen einbinden. Die Portal-Lösung von Serrala kann entweder als eigenständige Cloud- oder Hybrid-Implementierung oder als vollständig integrierte Erweiterung von SAP ECC und S/4HANA bereitgestellt werden.
Wie lange dauert die Implementierung einer Software für das Lieferantenmanagement?
Dies hängt maßgeblich von den spezifischen Integrations- und Workflow-Anforderungen Ihres Unternehmens ab (wie auch von der Akzeptanz Ihrer Kunden). In der Regel liegt die Implementierungsdauer zwischen 3 und 6 Monaten.
