Die meisten B2B-Zahlungen erfolgen auf elektronischem Wege. Doch was bereits eine erhebliche Modernisierung gegenüber dem klassischen Scheckversand darstellt, gestaltet sich im Bereich der Rechnungsstellung leider noch immer etwas zäh.
Viele Unternehmen erstellen und versenden ihre Rechnungen manuell im PDF- oder Word-Format. Jedoch hat sich dadurch eigentlich nur geändert, dass papierbasierte Rechnungsstellungsprozesse in digitale Systeme übertragen wurden, und zwar zusammen mit all ihren Risiken, Ineffizienzen und Frustrationspotenzial.
Ein nachhaltiger Rechnungsprozess sieht anders aus, vor allem, da Transaktions- und Rechnungsvolumen ständig wachsen, grenzüberschreitende Transaktionen immer geläufiger werden, und Steuer- wie Compliance-Systeme an Komplexität gewinnen. Ein grundlegende Veränderung war daher nur eine Frage der Zeit und Regierungen weltweit haben bereits damit begonnen, ihren Anteil zur Transformation beizutragen.
Der Wandel hinzu moderneren, sichereren Zahlungsprozessen findet in Form der elektronischen Rechnungstellung bzw. des E-Invoicings statt. Im Folgenden werfen wir einen Blick darauf, worum es sich dabei genau handelt, wie sie funktioniert und welche Rolle sie für Ihr Unternehmen spielen wird.
Was ist E-Invoicing?
Die elektronische Rechnungsstellung ist schnell erklärt: Es handelt sich um den Versand von Rechnungen als digitale Nachricht auf einer sicheren Plattform in einem standardisierten Format.
In der Theorie bedeutet das, dass Ihre Zahlungsempfänger, Ihre Lieferanten und Ihr Unternehmen leichter feststellen können, welche Zahlungspflichten bestehen. Zudem können sie den Status offener Rechnungen verfolgen und Zahlungen unkompliziert veranlassen.
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Beim E-Invoicing geht es nicht einfach nur um dem Rechnungsversand per E-Mail. Ein E-Invoicing-System bietet einen sicheren Kommunikationskanal und eine Plattform, mithilfe derer Sie strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdateien erstellen, versenden und empfangen können.
Am geläufigsten hierfür ist die Verwendung von XML- oder EDI-Dateien mit festgelegten Datenfeldern, die von den Systemen aller Beteiligten automatisch interpretiert werden können, d.h. von den Systemen Ihrer Kunden, Lieferanten, Steuer- und Rechtsbehörden sowie Ihres eigenen Unternehmens.
In vielen Ländern gelten bereits verpflichtende E-Invoicing-Mandate, die genau definieren, welche E-Rechnungsformate eingesetzt werden müssen und innerhalb welcher zugelassener Systeme Rechnungen erstellt, empfangen und versandt werden dürfen.
Warum müssen sich Unternehmen mit E-Invoicing auseinandersetzen?
Weltweit führen zuständige Aufsichtsbehörden derzeit Mandatsprüfungen durch, insbesondere in der Europäischen Union, in Asien und in Südamerika. Unabhängig davon, wo Sie geschäftlich tätig sind, muss sich Ihr Unternehmen daher sorgfältig auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten.
Doch es handelt sich dabei nicht zwangsläufig um schlechte Nachrichten: Ihr Unternehmen gewinnt dadurch die Chance, Betriebsabläufe grundlegend zu vereinheitlichen, indem es die manuellen Arbeitsschritte der Rechnungsstellung automatisiert und somit einen erheblichen Anteil manueller Arbeit im Kreditorenprozess komplett abschafft.
Manuelle Rechnungsbearbeitungen und -erfassungen sind äußert zeitaufwendig (i.d.R. mindestens eine Woche, sofern alles nach Plan verläuft), fehleranfällig, und führen häufig zu Verzögerungen beim Matching, bei Genehmigungen und in Abstimmungsprozessen.
Das ständige Hin und Her zwischen verschiedenen Arbeitsschritten kann durch strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnungsformate und eindeutige, transparente Transaktionsbelege nahezu vollständig vermieden werden. Diese Formate sind für automatisierte Systeme besonders leicht les- und interpretierbar.
Wie läuft die elektronische Rechnungsstellung genau ab?
Der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung ist relativ simpel:
- Zunächst erstellt ein Kreditorensachbearbeiter eine Rechnung als strukturierte Datei. Dies kann entweder manuell erfolgen oder mithilfe eines Erstellungstools, das den Prozess beschleunigt. Dies schließt auch den s.g. „PO-Flip“ ein, bei dem eine Bestellung aus Ihrem Beschaffungssystem direkt in eine Rechnung umgewandelt wird.
- Als nächstes wird die Rechnungsdatei mithilfe einer automatisierten Anforderungsprüfung validiert. Durch den Einsatz strukturierter Formate kann das System sofort fehlende oder fehlerhafte Felder markieren. Auch die Compliance mit anzuwendenden Steuer- und Reporting-Gesetzen wird hierbei automatisch geprüft.
- Die Rechnung wird anschließend von den Systemen des auftraggebenden Unternehmens bzw. des Einkäufers empfangen. Dank des maschinenlesbaren Formats kann die Rechnung direkt im Buchhaltungs- oder ERP-Zielsystem validiert und der richtigen Kostenstelle sowie Genehmigungskette zugeordnet werden. Doppelte Rechnungen oder Betrugsversuche werden an dieser Stelle sehr viel schneller erkannt und noch vor Ausführung gestoppt.
- Das System des Einkäufers führt daraufhin einen automatischen 3-Wege-Abgleich unter Berücksichtigung des Bestellauftrags und des Wareneingangsscheins durch. Dadurch werden Abweichungen sofort erkannt und zu weiteren Bearbeitung weitergeleitet.
- Das System leitet die Rechnung automatisch zur Genehmigung weiter. Wenn alle Prüfungen erfolgreich durchlaufen wurden, kann dieser Ablauf komplett kontaktlos erfolgen. Bei Nachfragen, Ausnahmebehandlungen oder Abzügen kann das System die Rechnung jedoch auch automatisch an den zuständigen Sachbearbeitenden weiteleiten.
- Der Rechnung wird schließlich zur Zahlung weitergeleitet (ein Prozess, der im System in Echtzeit nachverfolgt werden kann).
Sowohl Lieferant als auch Einkäufer erhalten eine Rechnungskopie für Reporting- und Compliance-Zwecke.
Elektronische vs. traditionelle Rechnungsstellung
Obwohl die meisten Rechnungen inzwischen als PDFs per E-Mail versendet werden, sind sie weiterhin denselben Risiken ausgesetzt wie die herkömmlichen Papierrechnungen.
Beispielsweise kann das physische Dokument verloren gehen. Ebenso könnten wichtige Informationen fehlen, die die Bank für die Ausführung der Zahlung benötigt. Alternativ könnte ein Kreditorensachbearbeiter eine falsche Nummer auf die Banküberweisung oder den Scheck eintragen. Auch die Bank selbst könnte die Zahlung fehlerhaft ausführen.
Auch die Erstellung von Reports erfolgt langsamer und erfordert mehr Aufwand. Nachzuvollziehen, welche Einnahmen im Laufe eines Jahres erzielt wurden oder welche Steuern noch abzuführen sind, kann Wochen, wenn nicht sogar Monate manueller Zahlenarbeit und Dokumentenprüfung in Anspruch nehmen. Obendrauf kommt dann die Abstimmung mit all Ihren Kontoauszügen und Zahlungsavisen, die diesen Prozess zusätzlich verlangsamt und fehleranfälliger macht.
Im Gegensatz dazu ist das E-Invoicing besonders zeiteffizient, da es in einem geschlossenen System abläuft und die meisten Aufgaben der Dateneingabe, -verarbeitung und -korrespondenz ohne menschliches Eingreifen übernimmt. Dadurch entstehen weniger Kosten und Fehler, reibungslose Zahlungsprozesse, und erhöhte Sichtbarkeit und Kontrolle für alle Beteiligten.
Welche Formate gibt es im E-Invoicing?
Die Formate der elektronischen Rechnungsstellung sind innerhalb eines Landes normalerweise einheitlich und folgen den Regeln der Regierung. Zu den häufigsten Formaten gehören:
XML (eXstensible Markup Language): XML wird in vielen Anwendungen bevorzugt, da es einfach, flexibel und für die meisten digitalen System leicht lesbar ist.
Viele Länder setzen auf die Verwendung von XML-Dateitypen in den Richtlinien ihres E-Invoicings, jedoch unterscheiden sich diese häufig durch länderspezifische Anpassungen und Datenfelder. Besonders geläufig sind UBL (Universal Business Language, für die internationale Rechnungsstellung) und cXML (“commerce” XML).
EDI (Electronic Data Interchange): EDI wurde als Standardformat für den Austausch von Geschäftsdokumenten entwickelt und ist sowohl in der Fertigungsindustrie als auch im Einzelhandel bereits weit verbreitet, unter anderem um Anweisungen, komplexe Stücklisten oder Compliance-Daten für Transporte, Importe und Exporte auszutauschen.
PDFs werden ebenfalls häufig für die elektronische Rechnungsstellung verwendet, meist mit eingebetteten XML-Daten. Das liegt daran, dass sie für Menschen leicht lesbar sind, auch wenn sie weniger strikt strukturiert sind als rein maschinenlesbare Formate.
Einige E-Invoicing-Plattformen ermöglichen es zudem, PDF-Dateien zusammen mit maschinenlesbaren Dateien zu übermitteln und zu speichern, um eine einfache manuelle Überprüfung sowie Compliance mit Reporting-Vorgaben zu gewährleisten. Besonders hervorzuheben sind hierbei das deutsche ZUGFeRD-Protokoll („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) sowie das französische FACTUR-X.
Eine E-Rechnung erstellen – so geht’s:
Es gibt verschiedene Wege, um eine elektronische Rechnung zu erstellen.
Wer besonders viel Zeit zur Hand hat, kann die XML-Datei direkt selbst schreiben. Doch dank des hohen Strukturierungsgrads dieser Dokumente ist dies nicht erforderlich, da ihre Erstellung mithilfe weniger Parameter vollständig automatisiert werden kann:
- Lieferanten- und Kunden-ID
- Bankkontodetails
- Bestellnummer
- Code des Rechnungstyps
- Währungsinformation
- Einzelposten und Summe(n) der Rechnung
- Anwendbare Steuergesetze
- Ausstellungsdatum
- Fälligkeitsdatum
Je nach System und gesetzlichen Vorgaben können sowohl für die Rechnung als auch für den Kunden und Lieferanten eine eindeutige Identifikationsnummer generiert werden. Dadurch werden alle Transaktionen gemäß geltender Vorgaben dauerhaft und transparent dokumentiert.
Was gilt es vor der Einführung des E-Invoicings zu beachten?
Der zunehmende Einsatz von E-Rechnungen bietet eine hervorragende Gelegenheit, einen Großteil der Prozesse in den Bereichen Order-to-Cash und Procure-to-Pay zu automatisieren.
Schließlich erfordern immer mehr ein- und ausgehende Transaktionen strukturierte Rechnungen mit Pflichtfeldern – optimale Voraussetzungen, an denen die Automatisierung anknüpfen kann.
Doch der Übergang wird nicht leicht werden. Unabhängig von Ihrem Geschäftsstandort müssen die Anforderungen verschiedener Unternehmenseinheiten und gesetzlicher Rahmenbedingungen sorgfältig abgewogen werden, insbesondere wenn Sie in mehreren Ländern und Regionen Handel betreiben.
Dafür sollten Sie zunächst überlegen, wie sich Softwarelösungen in Ihre Bestandssysteme und -prozesse eingliedern können. Die Implementierung einer E-Invoicing-Lösung kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie mit Ihren ERP- und Buchhaltungssystemen sowie mit der Arbeitsweise Ihrer Teams kompatibel ist.
Außerdem ist zu berücksichtigen, wie viele Ressourcen Ihre IT-Teams für die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung aufwenden müssen.
Im nächsten Schritt werden die gesetzlichen Vorgaben und deren Unterschiede in Ihren Geschäftsmärkten betrachtet. Verschiedene Länder und Branchen stellen unterschiedliche Anforderungen an das E-Invoicing. Deshalb ist es wichtig, diese Vorgaben vollständig zu kennen und einzuhalten, sowohl in technischer Hinsicht als auch bezüglich der MwSt.-Meldepflichten und weiterer steuerlicher Verpflichtungen.
Zusätzlich sollten Sie interne Datenschutzrichtlinien implementieren oder anpassen. Alle neuen Systeme müssen Ihre bestehenden Sicherheitsanforderungen erfüllen, um digitale Rechnungsdaten und personenbezogene Informationen angemessen zu schützen.
Und zu guter Letzt – und eigentlich der allererste Schritt – ist ein Perspektivwechsel: Denn die Umstellung auf E-Invoicing ist allen voran ein Change Management Projekt. Einige Lieferanten und Kunden könnten dem skeptisch oder zögerlich gegenüberstehen, während Sie intern Schulungs- und Vorbereitungsangebote bereitstellen sollten (unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich letztlich entscheiden).
Wie kann Serrala Sie bei der Einführung des E-Invoicings unterstützen?
Serralas Lösungen wurden entwickelt, um eine einheitliche und durchgängige Systemlandschaft für Ihre Invoice-to-Pay-Prozesse zu schaffen, die Ihre Workflows in der Buchhaltung vereinfachen und Ihr Working Capital vollständig optimiert.
Unser Angebot unterstützt Organisationen dabei, unternehmenseigene Compliance-Anforderungen weltweit zu erfüllen, und beschleunigt den Erhalt sowie die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in unterschiedlichen Ländern. Dadurch stellen wir sicher, dass Sie die Vorschriften aller Plattformen, Formate und Archivierungsgesetze jederzeit einhalten.
Wir unterstützen Sie zudem bei der Integration Ihrer elektronischen Rechnungsverarbeitung in Ihre globalen Automatisierungsworkflows für die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Effizienz und schaffen neue Kapazitäten in Ihren Teams für strategisch wichtigere Aufgaben.
Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing)
Was ist der Unterschied zwischen der traditionellen und elektronischen Rechnungsstellung?
„E-Invoicing“ bezeichnet das Versenden und Empfangen von Rechnungen in Form maschinenlesbarer Dateien, um eine automatisierte Verarbeitung, Reporting in Echtzeit und Compliance zu ermöglichen. In diesem Prozess entfallen die meisten manuellen Dateneingaben im Kreditorenprozess und damit verbundene Fehler und Verzögerungen.
Wie verbessert die elektronische Rechnungsstellung die Effizienz und den Cashflow?
Durch den Wegfall von Verzögerungen im P2P-Prozess ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung Unternehmen ein schnelleres Anfragen und Ausführen von Zahlungen. Das bedeutet, dass Unternehmen schneller über neue Barmittel verfügen, wodurch die Kosten für Verkauf und Forderungsmanagement gesenkt werden, und ausstehende und anstehende Verpflichtungen gegenüber ihren Lieferanten leichter nachverfolgt werden können. Dadurch wird schließlich die Transparenz Ihres Working Capital erhöht und ein strategischerer Umgang mit der Liquiditätssteuerung ermöglicht.
Wodurch wird die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung begünstigt?
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung wird sowohl durch die Notwendigkeit einheitlicher Finanzabläufe als auch durch gesetzliche Vorschriften und Änderungen in mehreren Ländern vorangetrieben. Die elektronische Rechnungsstellung erleichtert es Unternehmen, sich gegenseitig zu bezahlen und unterstützt sie dabei, ihr Betriebskapital besser zu erfassen, wodurch Entscheidungen schneller und informierter getroffen werden können. Zudem ermöglicht sie den Regierungsbehörden, die Einhaltung von Meldepflichten und Steuerverpflichtungen sicherzustellen.
Wo ist die elektronische Rechnungsstellung bereits Pflicht?
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist die elektronische Rechnungsstellung in vielen Ländern für bestimmte Arten von Transaktionen bereits Pflicht.
Alle EU-Mitgliedstaaten planen, innerhalb der nächsten 5 bis 10 Jahre Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung zu implementieren. Italien und Spanien schreiben diese bereits für sämtliche B2G- und B2B-Transaktionen verbindlich vor. Frankreich, Deutschland und Polen haben die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich eingeführt und werden diese Technologie in den kommenden Jahren schrittweise auch im B2B-Bereich verpflichtend machen.
Einige Länder im asiatisch-pazifischen Raum haben ebenfalls Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung erlassen, ebenso viele Länder in Südamerika, darunter Mexiko und Brasilien.
Wie wirkt sich die elektronische Rechnungsstellung auf mein Unternehmen aus?
Ihre Finanzabteilung muss proaktiv auf die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und die damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen reagieren. Dies bietet erhebliche Vorteile bei der Rationalisierung Ihrer Kreditoren- und Debitorenprozesse, da die Automatisierung aufwendiger, wiederkehrender Aufgaben ermöglicht wird, die Ihren Teams bisher den größten manuellen Aufwand bereiteten.
